Réduisez les messages non pertinents
Envoyer une demande directement aux agents concernés
N'interrompez pas vos employés (agents) pour un problème ne les concernant pas. Dans la plupart des entreprises, les employés reçoivent fréquemment des e-mails non désirés. Ces e-mails sont autant d'interruptions qui empêchent vos salariés de se concentrer sur une tâche ou de finir un projet à temps. Luminjo permet de réduire le dérangement associé aux e-mails et d'augmenter le rapport dérangement/efficacité pour ne recevoir que des messages qui concernent directement l'agent.
Supprimer les interruptions intempestives
Certains projets nécessitent une concentration intense et prolongée pour être effectués le plus efficacement possible. Sans ces périodes de concentration, il est difficile de pouvoir arriver à des solutions créatives pour des problèmes complexes.
Avec luminjo, si un ticket ne vous concerne pas, vous ne serez alors pas dérangé. Avec le rôle d'agent, vous ne recevez que les tickets qui vous sont attribués.
Augmenter la pertinence de vos messages
En envoyant les bons messages aux bonnes personnes, vous augmentez la probabilité que vos messages soient lus et pris en compte. Prenons l'exemple de Didier :
Didier reçoit 120 e-mails par jour, mais seulement une dizaine de ces e-mails le concernent directement. Ces e-mails importants ont plus de risque d'être perdus dans la masse d'informations et de ne pas être traités prioritairement.
En ne recevant que les tickets pertinents, il n'accède qu'aux demandes auxquelles il doit répondre. Il peut donc traiter les problèmes plus rapidement et se concentrer sur ses différentes autres tâches.
Attribuer un Tag à un ticket
Pourquoi attribuer un Tag à un ticket ? Il peut être intelligent d'attribuer un ou plusieursTags à un ticket.
Un Tag permet de retrouver plus facilement un ticket quand celui-ci est noyé dans la masse de tickets déjà postés.
Comment attribuer un ticket à un agent ?
Créer des dossiers pour ranger vos tickets
Si vous aimez les choses bien rangées, optez pour les dossiers de rangement de tickets. En effet les dossiers ont été pensés pour classer vos tickets de manière intelligente.
Par exemple un ticket a été créé concernant une question sur le design d'un site web. Vous avez donc la possibilité de ranger ce ticket dans un dossier qui pourrait s'appeler "design". Ainsi votre ou vos agents designers n'ont pas besoin d'aller chercher dans tous vos tickets pour retrouver ceux qui les concernent.
Confier les tickets d'un client à un agent spécifique
Histoire d'optimiser au maximum le temps consacré au service client. Vous pouvez très facilement attribuer tous les tickets d'un client en particulier à un membre de votre équipe d'agents. Un suivi optimal pourra alors être accordé à un client. Celui-ci, verra ses demandes traitées par le même agent. Une relation privilégiée qui aura pour conséquence, une augmentation de la satisfaction client, grâce à un suivi particulier.
A noter qu'un agent peut être assigné à plusieurs clients.
Suivi des tickets
Suivi de l'évolution des problèmes de vos clients et historique des actions des tickets. Les statuts présents sur les tickets vous permettront de suivre leur évolution.
Tri des messages et assignation
Vos tickets peuvent être classés par dossiers afin d'en faciliter la gestion. Chaque ticket peut également être assigné à un agent de votre luminjo.
Gestion de vos agents
Ajouter des utilisateurs qui seront des agents de votre luminjo en toute simplicité. Gérez leurs droits et assignez les à des tickets et des dossiers précis.