Réponses types
Gagnez du temps avec les réponses types
Assurer le support aux utilisateurs de vos services ou produits implique souvent des réponses similaires. En effet, la plupart des problèmes que vos utilisateurs rencontrent ou les questions qu'ils se posent ont déjà été rencontrées avant. Plutôt que de devoir saisir le même texte à chaque fois, luminjo vous permet de créer des réponses pré-écrites.
Ainsi, vous pouvez enregistrer des réponses types et les proposer aux autres agents. Vous pouvez ensuite modifier cette réponse avant de l'envoyer à votre client.
Les réponses-types ne réduisent pas la qualité du support client, elles l'améliorent !
Bénéfices des réponses types :
- Elles permettent à vos agents de répondre plus rapidement : la réactivité est importante lors de l'échange avec un client.
- Elles permettent une standardisation des réponses : tous vos agents donnent les mêmes réponses à vos clients, il n'y a pas de risque d'incompréhension pour vos clients.
- Elles permettent de donner des meilleures réponses : elles sont testées sur plusieurs clients et ainsi, peuvent être affinées au fil du temps et des réponses de vos utilisateurs.
Tous les agents ont le pouvoir d'ajouter une réponse pré-écrite. Après avoir cliqué sur une réponse type, un agent a évidemment la possibilité de modifier la réponse dans la zone de texte.
Prenons l'exemple d'un client qui vous contacte via un formulaire luminjo pour connaître vos prestations et tarifs. Une réponse type proposant un rendez-vous pourrait alors vous être très utile au quotidien.
Comment répondre à un ticket ?
Ajouter des réponses pré-écrites
Les réponses pré-écrites vous seront utiles au moment de répondre rapidement à une question. En effet, les réponses du type "je m'en occupe" ou "prenons rendez-vous rapidement" sont généralement beaucoup utilisées pour répondre à une demande. Ne perdez plus de temps à taper votre réponse sur un clavier, sélectionnez rapidement une réponse pré-écrite.
Comment ajouter une nouvelle réponse pré-écrite ?
Dans les paramètres
Rendez-vous dans l'onglet des paramètres et sur "réponse type". Cliquez sur "créer une réponse type" pour en ajouter une nouvelle. Si vous souhaitez modifier n'importe quelle réponse type, vous pouvez le faire en cliquant sur le crayon juste à côté d'une réponse type.
Bien entendu, vous pouvez ajouter et/ou supprimer des réponses types à votre convenance.
Réponses pré-écrites
Gagnez du temps en utilisant les réponses pré-écrites afin de répondre à des questions récurrentes de vos clients. Rédigez vous-même les réponses dont vous avez besoin.
Commentaires internes
Vos agents peuvent laisser des commentaires internes sur un ticket afin de communiquer entre eux. Ces commentaires ne seront évidemment pas visibles par les clients.
Tri des messages et assignation
Vos tickets peuvent être classés par dossiers afin d'en faciliter la gestion. Chaque ticket peut également être assigné à un agent de votre luminjo.