Savoir bien exploiter les réponses types
Dans l'optique d'alléger votre charge de travail pour le support et vous concentrer sur d'autres tâches. Luminjo vous permet de créer des réponses types pour répondre à vos tickets sans avoir à taper l'intégralité de votre message.
Pourquoi utiliser les réponses types ?
Vous vous demandez peut être encore pourquoi créer et utiliser les réponses types au quotidien pour votre service client. Quelque soit votre activité, vous allez devoir passer du temps à répondre aux demandes de vos contacts/prospects/clients. Alors autant optimiser ce temps pour par la suite, vous concentrer sur le reste de votre travail.
Imaginez, devoir répondre quotidiennement à des demandes de partenariat alors que vous ne voulez pas en faire. Cela peut devenir très agaçant de prendre de son temps de travail pour répondre à ses utilisateurs. Surtout que vous allez à peu de chose près traiter assez souvent les même demandes client.
La solution ? Rédiger une réponse type afin de pouvoir l'utiliser en un clic pour répondre à ces demandes récurrentes.
Où rédiger et enregister des réponses types ?
A l'instar des Tags et des dossiers, une section dédiée aux réponses types est présente dans le menu en haut à droite du tableau de bord luminjo.
Ajoutez un titre cohérent et tapez ensuite le corps de la réponse dans la zone prévue à cet effet.
Vous pouvez aussi ajouter un Tag et joindre des fichiers à une réponse type.
Après soumission d'une réponse type, il est possible de la modifier et/ou de la supprimer à tout moment. En fonction de la période une réponse type peut devenir obsolète, supprimez la !
Insérer une réponse type dans un ticket
Sur la page d'un ticket, au dessus de la zone de texte disponible pour répondre à une demande, une ligne spéciale est présente pour que vous puissiez sélectionner la réponse type quoi convient le mieux à une problématique. Pour trouver rapidement une réponse type, cliquez dans la zone correspondante. Après le clic, les réponses types enregistrées apparaitront.
Il vous suffira alors de sélectionner celle que vous souhaitez tout simplement.
A noter que vous pouvez modifier comme bon vous semble le contenu d'une réponse type. Personnalisez par exemple une réponse avec le nom d'un de vos clients.
